Privacyverklaring

Bij Huyslabels gaan we zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Huyslabels is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Huyslabels
Ceres 10
6001 WV Weert
KVK-nummer: 42018351
E-mail: info@huyslabels.nl
Telefoon: +31 6 13 65 49 73

2. Welke gegevens verwerken we?

Gegevens die je zelf aan ons doorgeeft (via het aanvraag- of contactformulier, per e-mail of telefonisch):

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer).
• Adresgegevens van de woning (straat, huisnummer, postcode, woonplaats).
• Gegevens over je woning, zoals type woning, bouwperiode en reden van aanvraag.
• Opmerkingen of berichten die je zelf toevoegt.

Gegevens die we van anderen ontvangen:

Soms vraagt een ander het energielabel voor je woning bij ons aan, bijvoorbeeld een makelaar, verhuurder of woningcorporatie. Van die opdrachtgever ontvangen we dan je naam, contactgegevens en het adres van de woning, zodat we contact met je kunnen opnemen en de opname kunnen inplannen. De opdrachtgever is ervoor verantwoordelijk dat hij jouw gegevens aan ons mag doorgeven.

Gegevens die we verzamelen tijdens de opname van je woning:

• Bouwkundige en installatietechnische kenmerken, zoals isolatie, beglazing, verwarming, ventilatie en eventuele zonnepanelen.
• Foto's van de woning en van bewijsstukken die je aanlevert (bijvoorbeeld facturen of documentatie van isolatie en installaties). We fotograferen alleen wat nodig is voor het energielabel en houden personen en persoonlijke spullen zoveel mogelijk buiten beeld.

Gegevens voor onze administratie:

• Factuurgegevens en betaalgegevens, zoals je rekeningnummer wanneer je een betaling aan ons doet.

Gegevens bij een bezoek aan onze website:

• Technische gegevens zoals je IP-adres, die door onze hostingpartij worden verwerkt om de website veilig en bereikbaar te houden.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke grondslag?

• Contact met je opnemen en de opname inplannen wanneer een ander het energielabel voor jouw woning heeft aangevraagd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de opdracht van onze opdrachtgever uit te voeren.
• Een offerte opstellen en reageren op je aanvraag. Grondslag: het nemen van stappen op jouw verzoek voordat we een overeenkomst sluiten.
• De opname van je woning inplannen en uitvoeren en het energielabel opstellen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Het energielabel registreren in EP-online van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Grondslag: wettelijke verplichting.
• Het opnamedossier bewaren en meewerken aan controles door onze certificatie-instelling. Grondslag: wettelijke verplichting en de eisen die aan onze erkenning als EPA-adviseur worden gesteld.
• Facturen versturen en onze administratie bijhouden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de fiscale bewaarplicht.
• Reageren op vragen of berichten via het contactformulier. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Het beveiligen van onze website. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
• Je na afloop van onze dienstverlening eenmalig vragen om een review achter te laten op Google. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de kwaliteit van onze dienstverlening zichtbaar te maken. Wil je geen reviewverzoek ontvangen? Laat het ons weten, dan sturen we je dit niet.

We gebruiken je gegevens niet voor marketingdoeleinden zonder je toestemming en we verkopen je gegevens niet aan derden. We nemen geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking.

4. Je energielabel is openbaar

Een geregistreerd energielabel is voor iedereen in te zien via ep-online.nl op basis van het adres van de woning. Daarbij zijn de gegevens van het label zichtbaar, zoals de labelklasse. Je naam en contactgegevens worden niet openbaar gemaakt.

5. Reviews via Google

Als je een review over ons plaatst op Google, is deze openbaar zichtbaar samen met de naam en profielfoto van je Google-account. Google is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens op zijn platform; meer daarover lees je in de privacyverklaring van Google. Wij kunnen je review lezen en er openbaar op reageren. Wil je je review aanpassen of verwijderen, dan kun je dat zelf doen via je Google-account.

6. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet ons daartoe verplicht:

• De opdrachtgever; als een ander het energielabel voor jouw woning heeft aangevraagd. Deze ontvangt het energielabel en de gegevens die nodig zijn om de opdracht af te ronden.
• RVO; voor de registratie van het energielabel in EP-online.
• EP-certificatie B.V.; die als onderdeel van onze erkenning steekproefsgewijs dossiers controleert en in dat kader een woning opnieuw kan bezoeken.
• Dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken; zoals onze formulierverwerker Make, onze hostingpartij Cloudflare, onze rekensoftware Uniec3, onze e-mail- en agendadienst MijnHost en ons boekhoudpakket EPsys. Met deze partijen maken we afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.
• Overheidsinstanties; zoals de Belastingdienst, als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige van onze dienstverleners, zoals Cloudflare, zijn gevestigd in de Verenigde Staten of hebben daar servers. In die gevallen zorgen we ervoor dat de doorgifte voldoet aan de AVG, bijvoorbeeld doordat de partij is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework of doordat er standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie zijn afgesproken.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• Aanvragen en offertes die niet tot een opdracht leiden: 1 jaar na het laatste contact.
• Het opnamedossier, inclusief foto's en bewijsstukken: 15 jaar na registratie van het energielabel, zoals vereist voor onze erkenning.
• Facturen en administratie: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Berichten via het contactformulier: 1 jaar na afhandeling.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Zo zijn onze systemen beveiligd met wachtwoorden en tweestapsverificatie en heeft alleen Huyslabels toegang tot je gegevens.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Je gegevens in te zien.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Je gegevens te laten verwijderen.
• De verwerking van je gegevens te laten beperken.
• Je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of aan een ander te laten overdragen.
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Een gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kun je sturen naar info@huyslabels.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je te identificeren. Let op: gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals het opnamedossier en onze administratie, kunnen we pas verwijderen als de bewaartermijn verstreken is. Een geregistreerd energielabel kunnen we niet zelf uit EP-online verwijderen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt, zodat we samen naar een oplossing kunnen kijken.

11. Cookies

Zie ons cookiebeleid voor meer informatie over het gebruik van cookies op deze website.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze werkwijze of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.